Registrace cizinců u cizinecké policie v ČR: co to znamená, proč se registrovat přes portál UbyPort

Při ubytování cizinců v České republice je klíčové splnit zákonnou povinnost nahlásit jejich místo pobytu cizinecké policii. Mnoho pronajímatelů či správců bytů si však neuvědomuje, jak registrace funguje, jaké kroky je potřeba udělat, a jaké hrozí důsledky v případě zanedbání.

V tomto článku vás seznámíme s principy registrace, výhodami portálu UbyPort, aktuální situací ohledně kontrol a pokut a tím, jak vám můžeme pomoci celou registraci zajistit.

Proč a kdy je povinné nahlásit cizince cizinecké policii

1. Právní povinnost podle zákona

Podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, je ubytovatel povinen oznámit ubytování cizince cizinecké policii. 

Cizinec (občan třetí země) je povinen nahlásit své místo pobytu do 3 pracovních dnů po vstupu na území ČR.

U občanů EU, kteří plánují pobyt delší než 30 dní, je lhůta pro oznámení 30 pracovních dnů. 

2. Výjimky

Pokud cizinec pobyt ubytovatele (např. hotel, apartmán) a ubytovatel provede oznámení, cizinec nemusí sám na policii. 

Některé skupiny cizinců, např. mladší 15 let, personál diplomatických misí apod., mohou být z této povinnosti vyjmuty. 

3. Důsledky nesplnění povinnosti

Nesplnění ohlašovací povinnosti je považováno za přestupek.

Existuje riziko pokuty – v praxi se objevují případy kontrol ubytovatelů a zaznamenání neohlášených cizinců.

Jak registrace v praxi funguje

• Cizinec
  Po příjezdu vyplní přihlašovací tiskopis, kde uvede své základní údaje: jméno, státní občanství, číslo cestovního dokladu, účel pobytu, doba pobytu apod.
  Dále musí předložit cestovní doklad, doklad o cestovním zdravotním pojištění a potvrzení o zajištění ubytování.
• Ubytovatel
  Ubytovatel má zákonnou povinnost oznámit ubytování cizinců – vyplní elektronický formulář, odesílá prostřednictvím aplikace UbyPort.
  Po vyplnění seznamu cizinců v UbyPortu a odeslání dat je nutné vytisknout doručenku, která je pak součástí domovní knihy.

 Co je UbyPort a proč jej používat

• Definice a účel
  UbyPort je oficiální webová aplikace Policie České republiky, prostřednictvím které ubytovatelé elektronicky hlásí ubytované cizince.
  Přenos dat probíhá přes zabezpečené protokoly (HTTPS) a umožňuje buď manuální vyplnění formuláře, nahrání strukturovaného souboru (UNL) nebo integraci skrze webovou službu (UbyPort WS).
• Registrace zařízení
  Chcete-li začít UbyPort používat, musíte zaregistrovat své ubytovací zařízení u cizinecké policie. To zahrnuje podání žádosti („Žádost o registraci ubytovacího zařízení“).
  Tato žádost může být podána přes datovou schránku, e-mail s e-podpisem, poštou nebo osobně.
• Výhody pro ubytovatele
1. Efektivita – vše online, není třeba ručně chodit na policii pro každého hosta.
2. Snížení chybovosti – správná data, možnost hromadného vložení (seznamy).
3. Legální krytí – splňujete zákonnou povinnost, minimalizujete rizika pokut či sankcí.
4. Archivace a dokumentace – doručenky, záznamy se dají snadno archivovat a vést jako součást domovní knihy.

 Proč se registrace vyplatí i pro vás

• Vyhnete se finančním rizikům v podobě pokut, které mohou být u kontrol u cizinecké policie uděleny.
• Budujete důvěru u nájemců – cizinec ví, že vše děláte legálně, což zvyšuje profesionalitu vašeho ubytování.
• Efektivní zvládání administrativy – UbyPort umožňuje automatizovat hlášení a minimalizovat čas strávený úřady.
• Dokumentace pro kontrolu – při případné inspekci u policie máte vše připravené (doručenky, záznamy).

 Současný trend: častější kontroly a pokuty

• V poslední době dochází k častějším kontrolám ze strany cizinecké policie. Ubytovatelé hlásí, že policie prověřuje, zda cizinci byli správně zaregistrováni.
• V některých případech ubytovatelé dostávají pokuty za neohlášené cizince nebo nesprávnou evidenci. (Tento trend potvrzují i praktické zkušenosti u správců krátkodobých pronájmů.)
• Proto je důležité mít proces nahlášení dobře nastavený, dokumentaci pečlivě vést a využít elektronické nástroje, které minimalizují riziko chyb.

 Jak vám můžeme pomoci my

My jako správcovská / realitní / property-management firma můžeme nabídnout následující služby:

1. Kompletní nastavení UbyPortu
• Pomůžeme s registrací vašeho ubytovacího zařízení u cizinecké policie (vyplnění žádosti, odeslání formulářů).
• Získáme přístup do aplikace pro vás jako majitele a pro nás jako správce
2. Pravidelné hlášení cizinců
• Převezmeme administrativu – vkládání dat cizinců do UbyPortu, generování doručenek, archivace záznamů.
• Zajistíme, že hlášení proběhne včas, přesně a v souladu se zákonem.
3. Audit a kontrolní příprava
• Prověříme vaše stávající záznamy, doručenky a domovní knihu, abychom minimalizovali riziko pokut při případné kontrole.
• Pokud už jste dostali upozornění nebo pokutu, pomůžeme zjistit, kde nastala chyba, a navrhneme opatření.
4. Poradenství pro nájemce
• Vysvětlíme vašim cizineckým nájemcům, co je registrace u cizinecké policie, proč se to dělá, a jaký je jejich proces.
• Podpoříme je při vyplňování přihlašovacího tiskopisu, pokud je to potřeba.

 Závěr 

Registrace cizinců u cizinecké policie je zákonnou povinností, ale zároveň příležitostí ukázat profesionalitu a zodpovědnost jako ubytovatel. Využití UbyPortu přináší efektivitu, přehlednost a ochranu proti možným sankcím.

Pokud si nejste jistí, jak proces nastavit, nebo nechcete riskovat chybné hlášení, jsme tu pro vás. Nabízíme kompletní podporu od registrace zařízení až po každodenní hlášení a archivaci.

Kontaktujte nás a domluvme se na tom, jak vám můžeme ušetřit čas, peníze a starosti při správě cizinecké registrace.